استكمالا للجزء السابق الذي تحدثنا فيه عن مفهوم الإدارة العقارية وأهمية عامل الحرفية وأن تدار من خلال كوادر وشركات متخصصة في إدارة الأملاك وتطرقنا إلى نوعية تلك الشركات وهيكلتها، واليوم نتحدث عن تفاصيل الخدمات المقدمة من شركات الإدارة العقارية:
4 – خدمات شركات الإدارة العقارية:
إن أهم الخدمات التي تؤديها شركات الإدارة العقارية هي :-
أ – الإدارة المالية للعقارات:
تعني بجدولة المداخيل والمصروفات للعقارات وتقديم ميزانية مالية دورية تظهر تقييماً للأرباح المتوقعة.
ب- الحالة الوضعية والصيانة:
مراقبة دورية لحالة البناء: إجراءات معاينات دورية للمحافظة على العقار، وتزويد المستثمر بتقارير دورية، تظهر أوضاع العقار واقتراحات تحسينية لرفع مستوى خدماته وبالتالي مداخيله.
هدف المراقبة الدورية لحالة العقار هو: تجنب حدوث أية مشكلة (قد تعرض المبنى وقاطنيه للخطر) قبل حدوثها إذا أمكن، وبالتالي فإن المحافظة على العقار (والمستأجرين) تؤدي إلى رفع قيمة العقار السوقية، وتزيد من دخله باستمرار.
ج – الإدارة الداخلية:
هدفها الحفاظ على جميع الملفات والوثائق المتعلقة بإدارة العقار لجميع المستأجرين والعاملين، والمتعاقدين معهم لتأدية أية خدمات مهما قل شأنها، وحفظ هذه الملفات بطريقة يسهل الحصول عليها في أي وقت.
د – العلاقات العامة:
الحفاظ على علاقات متميزة مع جميع الأطراف المستفيدة والعاملة بشكل مباشر، أو غير مباشر في خدمة العقار، أهمها المستأجرون والمتعهدون والدوائر الرسمية.
إن العلاقة الصحيحة لمدير الأملاك العقارية مع جميع الأطراف والفرقاء، تكسبه ثقة الآخرين به، وتوفر له سمعة متميزة تكون سر نجاحه، ومصدره الإعلاني الأقوى في السوق العقارية.
5 – العملية الإيجارية:
لقد تطورت العملية الإيجارية في السنوات الأخيرة بشكل كبير، ولم تعد بسيطة أو سهلة كما كانت حتى الماضي القريب، بل أصبحت معقدة تقريبا، وستتشعب مستقبلا انطلاقا من المنافسة بين العقارات الموجودة والعقارات المستقبلية، ولم تعد تقوم الإيجارة على الابتسامة والكلمة المعسولة، بل على الكلمة المكتوبة، وبالاتفاقيات والعقود لحفظ حقوق الأطراف، وواجباتهم تجاها بعضهم البعض.

إن تحديد قيمة الإيجار لعقار ما، شقة، أو مكتب أو محل في سوق عقارية ما يخضع للكثير من العوامل التي يفرضها السوق وظروفها الخاصة بها، أهمها:
أ – فائض المداخيل الإيجارية:
يجب أن تغطي مداخيل الإيجارات للعقار جميع المصروفات الثابتة والمتغيرة، التي يحتاج إليها العقار وتحقق وفرا زائدا فتسمى (الذي يطلب المستثمر تحقيقه على استثماره).
ب- المداخيل المتوقعة:
يجب أن يكون المدخول الصافي من الإيجارات مقبولا من قبل المستثمر، وبعد حسم جميع النفقات الثابتة والنفقات المتغيرة وتوفير مبالغ التحسينات المطلوبة للبناء ومصروفات صيانة الأجهزة التابعة له، يبقى المدخول الصافي كما يتوقعه المستثمر أو يفوق توقعاته.
ج- المنافسة:
لتحقيق منافسة شريفة – إن ماديا أو خدماتيا – ولا بد من أن تكون قيمة الإيجار أقل من قيمة الإيجارات للعقارات التي تتمتع بذات المواصفات والخدمات ليتم تفضيلها، وجذب المستأجرين لها دون غيرها والمحافظة الدائمة على نسبة تشغيل عالية باستمرار.
د – نسبة الشواغر:
يجب أن تبقى نسبة الشواغر للعقارات (الشقق أو المكاتب غير المؤجرة) دائماً ضمن النسبة المقبولة والمسموح بها من قبل السوق والمستثمر، وفي حال كانت نسبة الشواغر تزيد في العقار عن العقارات المجاورة، فلا بد للمدير العقاري من معرفة أسباب هذه الشواغر، وتحليلها وتقديم خطة عملية للمستثمر ومناقشتها معه لاتخاذ القرارات اللازمة.

أهم أسباب ارتفاع نسبة الشواغر هي:
1. قيمة إيجار عليا.
2. أسواق تأجيرية ضعيفة.
3. نقص في الخدمات والصيانة المقدمة للمستأجرين.
وبالتالي يقدم المدير العقاري اقتراحات عملية للمالك، وال************ر معه لأخذ القرارات الصحيحة لتقليل نسبة الشواغر.

6 – اختيار المستأجرين:
إن اختيار المستأجرين هي من أصعب مهمات المدير العقاري، التي تؤثر حاضراً ومستقبلا، سلبا أو إيجابا على:
1. العقار.
2. سمعة المالك.
3. سمعة المدير.
وعملية الاختيار هذه هي أول مرحلة من مراحل بناء العلاقات المتميزة بين المستأجر والمدير, لذلك فإن المعلومات الشخصية والعائلية والعلمية والمهنية المقدمة من قبل المستأجر في طلب التأجير هي الصورة الأولى التي يجب أن يتفهمها المدير ويدرسها بعناية واهتمام، كالربط بين المعلومات الواردة في الطلب والواقع العملي لمقدم الطلب، واستنتاج صحتها، والتأكد من مصداقيتها، والاتصال بمصادر هذه المعلومات إن أمكن.
وبالتالي فإن أية معلومات غير صحيحة في طلب الإيجار أو غير مترابطة تعرض طالب الإيجارة للمساءلة، والدخول في دائرة الشك، التي قد تكبر لدرجة رفض طلب المستأجر الجديد.

من بين الأسئلة التي يجب أن يقتنع المدير بأجوبتها هي:
أ?- هل حقاً المأجور يناسب المستأجر من النواحي المادية؟
ب?- هل المساحة وعدد الغرف يناسب أفراد العائلة؟
ت?- هل موقع المأجور يتناسب مع أماكن العمل والدراسة والسوق لأفراد العائلة؟
ث?- هل الخدمات المقدمة من العقار تناسب متطلبات أفراد العائلة؟
ج?- مدة عمل طالب الإيجارة في وظيفته ومستوى الوظيفة؟
ح?- أمور أخرى بحسب حكمة المدير العقاري.
إن أي من الايجابات غير المقنعة لهذه الأسئلة، ستكون الأسباب والأعذار المستقبلية، لانسحاب المستأجر من عقد الإيجارة أو التوقف عن الدفع ، وبالتالي فإن رفض طلب الإيجارة من البداية أفضل من قبوله والتعامل مع مشكلاته المستقبلية إذا احتاج الأمر لذلك.

من ناحية ثانية فإن اختيار المستأجر من قبل المدير يجب ألا يتم بمزاجية شخصية، بل يجب أن يتم تحت سقف القانون، وبدون أي تمييز نوعي مهما كان (كالدين – واللون- والعرق- والحالة الاجتماعية أو الصحية وما شابها)، التي هي من حقوق المواطنين المحفوظة في كل بلدان العالم تقريباً.

إلا أن الوضع المادي قد يشكل السبب الأوحد للرفض، خاصة عند استيفاء الإيجار شهريا، ورغم وجود دفعة التأمين لشهر أو أكثر، فإذا ما كان مجموع دخل مستأجر ما 500 دولار شهريا وقيمة الإيجار الشهري 40 دولاراً، فهل تكفي المائة دولار الباقية لتغطية جميع نفقاته المعيشية الأخرى، إذا لم يكن لديه أي مدخول آخر من أي مصدر ثان.

أما بالنسبة إلى استيفاء الإيجارات، فبعد الموافقة على طلب الإيجار وأثناء صياغة عقد الإيجارة، وقبل توقيع الأطراف يجب أن يقوم المدير العقاري بشرح العقد شفوياً للمستأجر والتأكيد على بعض البنود، خاصة: القانونية، والتنبيه إلى حقوقه وواجباته.
إن بالنسبة إلى تاريخ استحقاق الدفعة الشهرية، أو مكان دفعها أو البنود الجزئية في حالة التوقف عن دفع الإيجار، أو إلغاء العقد في حالات خاصة: كإهمال العقار أو إيذاء الجيران أو غيرها من الأمور المهمة لطرفي العقد.
بعدها يوقع العقد من قبل الأطراف وممثليهم ويؤرخ وتتبادل النسخات ويقدم مفتاح المأجور للمستأجر.